Hier könnt ihr einige wichtige Sachen für die Planung eures Lagers herunterladen. Bitte denkt daran, dass die Liste eventuell nicht vollständig ist :).
Lagerordnung
Die beiden Beispiele für Lagerordnungen sollen euch einen Anhaltspunkt geben, wie ihr die Regeln für euer Lager aufstellen könnt bzw. solltet. Ihr könnt eure Punkte ergänzen und diese Vorlage nutzen.
Zuschüsse der Stadt Stolberg
Um Zuschüsse von der Stadt Stolberg zu erhalten müsst ihr den hier eingestellten Antrag vollständig ausfüllen und an das Jugendamt der Stadt Stolberg mit folgender Adresse (Stand Juli 2015) schicken:
Stadt Stolberg
Jugendamt
Rathausstraße 11-13
52222 Stolberg (Rhld.)
Bitte achtet darauf, dass zum einen der Stempel vom Vorstand auf dem Antrag vorhanden ist und zum anderen, dass ihr die Anzahl an Betreuern und Teilnehmern entsprechend der Richtlinien (auch hier zum herunterladen) richtig angebt. Unsere Lager (Pfingsten, SoLa, Herbst, etc.) zählen als Kinder- und Jugenderholungsmaßnahme.
Kalkulation, Abrechnung & Beschlüsse für den Verwaltungsrat
Für größere Lager empfiehlt sich die Erstellung einer Kalkulation, sowie einer Abrechnung. Kalkulationen müssen vor jedem Lager erstellt werden und sollen die wichtigsten finanziellen Eckdaten des Lagers zusammenfassen. Nach Erstellung einer Kalkulation muss diese vom Lagerleiter im Verwaltungsrat vorgestellt werden. Bitte beachtet hier die Termine an denen sich der Verwaltungsrat trifft. Bevor der erste Elternbrief versendet werden darf, muss die Kalkulation vom Verwaltungsrat akzeptiert worden sein. Sollte im Lager dann doch etwas schief gehen, übernimmt der Verwaltungsrat die Mehrkosten des Lagers (sofern diese nicht grob fahrlässig zustande gekommen sind).
Nach einem hoffentlich erfolgreichen Lager erstellt man mit den genauen Kosten für Essen, Kraftstoff etc die so genannte Abrechnung, sodass genau bekannt ist wie viel Geld im Lager ausgegeben wurde und für was. Die Abrechnung wird ebenfalls vom Lagerleiter im Verwaltungsrat vorgestellt. Vor der Vorstellung der Abrechnung im Verwaltungsrat, darf überschüssiges Geld nicht an die Lagerteilnehmer ausgezahlt werden.
Bitte beachtet für die Kalkulation und Lagerplanung auch die Beschlüsse des Verwaltungsrates. Diese sind für alle Leiter verbindlich und sollen sowohl dem Stamm als auch den Leitern helfen einige Richtlinien zu dokumentieren, sodass in Zukunft eine exakte Planung und ein exaktes Verfahren festgelegt ist.
Elternbriefe
Elternbriefe müssen immer informativ und auch formal korrekt sein. Daher findet ihr hier Beispiele für den 1. und 2. Elternbrief für das Sommerlager der Rover Matsch 2015. Bitte achtet darauf, dass im ersten Brief der Betrag ausschließlich mit dem Praefix ca. angegeben werden darf und erst wenn der Verwaltungsrat das Lager genehmigt hat, darf der genehmigte Betrag verbindlich im 2. Elternbrief ohne ca. angegeben werden.
Außerdem muss das ganze natürlich immer in den aktuellen Briefkopf eingefügt werden. Die hier erhältlichen beiden Briefe haben den Briefkopf von 2015.
Vorgehensweise bei der Lagerplanung
Als Resultat der Klausurtagung 2014 wurde das folgende Dokument zusammengestellt. Es soll Hinweise geben und eine Übersicht bieten, welche Punkte bei der Planung eines Lagers beachtet werden müssen/sollten. Natürlich wird dies ständig verbessert und ausgebaut, sodass ein Blick in dieses Dokument immer wieder empfehlenswert ist.
Versicherung
Um euch für jedes Lager abzusichern sollten je nach Bedarf gesonderte Versicherungen abgeschlossen werden. Die Broschüre mit einem Überblick über die angebotenen Versicherungen sowie Preise der DPSG (über die Gesellschaft Ecclesia) findet ihr hier. Weitere Informationen gibt es auch unter DPSG Versicherungen .